שני הפוסטים האחרונים בטור עסקו בדרכים להאט את החיים במהלך יום העבודה. בראשון הצענו לגנוב שעה ולהשקיע אותה בתחביב כלשהו או עשייה שאינה קשורה ישירות לעבודה, ואילו בשני ניסינו להעניק טיפים ועצות שיעזרו לנו להשיב את הכבוד האבוד של ארוחת הצהריים על כנו. כמובן, ארוחות צהריים נינוחות ועיסוקים צדדים של שעה במהלך היום דורשים זמן, וחלקנו גם כך מרגישים שהם עובדים כמעט עד אובדן הכרה, אבל אל דאגה, בדיוק לטובת עניין זה התכנסנו כאן – איך לפנות זמן במהלך יום העבודה. הדרך הראשונה הוזכרה בפרק 22 – הימנעות מהסחות דעת מיותרות ובדיקת הפיד של הפייסבוק בכל חמש דקות, והדרך השניה שתיסקר מיד מבוססת על שיטה שפיתח דיויד אלן, אשר נקראת בפשטות "לגרום לדברים לקרות".
אלוהים יודע שאנחנו לא חסידים גדולים של ספרי ניהול, וככל הנראה "לגרום לדברים לקרות" יהיה הספר הראשון והאחרון מסוגו שייסקר בטור, אולם לזכותו עומדות מספר עובדות מהותיות: הספר מכר מיליוני עותקים ברחבי העולם ותורגם ליותר מעשרים שפות, ליאו בבאוטה מהבלוג "הרגלי זן" אימץ אותו אל ליבו, והכי חשוב, קראנו אותו בעצמנו ואנחנו יכולים להעיד בלב שלם – זה עובד! אם רק נשמעים להוראות הפשוטות.
"אמנות היצרנות נטולת הלחץ" מבטיח ומקיים
השיטה של דיויד אלן Getting Things Done אשר בבלוגים ואתרים ברחבי העולם מכונה בקיצור GTD מבוססת על הבנה פשוטה שעולם העבודה בו אנחנו חיים השתנה באופן דרמטי במאה השנים האחרונות. "בעבר העבודה היתה ברורה מאליה." הוא כותב במבוא לספרו, "היו שדות לחרוש, מכונות להפעיל, קופסאות לארוז, פרות לחלוב, ארכובות לסובב. ידעת איזו עבודה יש לבצע – יכולת לראות זאת. היה ברור מתי העבודה הושלמה או לא הושלמה. כיום, אצל רבים מאיתנו, לרוב הפרוייקטים אין גבולות. לרוב האנשים שאני מכיר יש לפחות חצי תריסר דברים שהם מנסים לבצע ברגע זה, וגם אם יינתן להם להמשיך לנסות כל ימיהם, הם לא יצליחו לסיים אותם באופן מושלם."
לא משנה אם אנחנו עובדים בתחום המלאכה, התעשייה, ההיי טק, הפיננסים, הרפואה או כל תחום אחר, במידה ונבחן טענה זו על עצמנו סביר להניח שנאלץ להסכים עימה. נראה שתמיד ישנם קצוות פתוחים, טלפונים שלא הספקנו להחזיר, מיילים עליהם לא הספקנו להשיב, ערימות של ניירת על שולחנות או אינספור דרישות מצד לקוחות, שלעיתים מדירים שינה מעינינו בלילות, ואיך לא – יש יותר מידי דברים לנהל ולזכור – וכאן בדיוק נכנס דיויד אלן לתמונה. בשיטה שלו, אנחנו לא צריכים לזכור שום דבר. יותר מזה, אם נשאל את דיויד אלן, הוא יאמר לנו שכל הבעיות שלנו מתחילות ונגמרות בעובדה שאנחנו מנסים לעשות דברים במקביל ולזכור בעצמנו את כל מה שעלינו לעשות. במילים אחרות, דיויד אלן אומר לנו להפסיק להיות מולטי טאסקרים.
מאחר ובטור זה כבר הגדרנו בעבר את המולטי טאסקר כאדם נויירוטי, לא מרוכז, לא יעיל וכמובן לא מקצועי, קל לנו להתחבר לדבריו של אלן, ועדיין, נותר לנו להבין כיצד אנחנו אמורים להתנהל בעולם העבודה, מבלי לנסות לזכור מהו הדבר הבא שעלינו לעשות. ובכן, מאחר ושיטת GTD גורסת כי ניהול המשימות אינו יכול להתנהל בתוך ראשנו, הרי שהוא צריך להתנהל על ידינו באופן חיצוני – בדרך זו מוחנו חופשי מהצורך בזכירת המשימות, והוא יכול להתפנות לטיפול בהן.
וזו בעצם הגדולה של השיטה. דיויד אלן לא מבטיח להפוך אותנו לאנשים מאושרים יותר, עשירים יותר, בעלי עור חלק יותר או מחוברים לאני הפנימי שלנו באופן מוצלח יותר – כל מה שהוא מבטיח ומקיים זה להפוך אותנו לאנשים יעילים יותר ולפנות לנו זמן רב שבעבר ירד לטימיון בניסיון לנהל את עצמנו בדרכים קלוקלות – ואת זה הוא עושה באמצעות מספר עקרונות, שמהווים את ליבה של שיטת GTD:
איסוף. הוצאת כל המשימות והקצוות הלא סגורים מראשנו ואיסופם לתוך מערכת יעילה אחת.
עיבוד. ניהול כל הפריטים שנאספו בצורה יעילה ומהירה המבוססת על תרשים זרימה פשוט וקל לזכירה. הקו הבסיסי המנחה הוא: אם זה לוקח פחות משתי דקות, עשו זאת. אם יותר, האצילו זאת למישהו אחר, או קבעו יעד אחר לביצוע במערכת הניהול שיצרתם לעצמכם.
ארגון. ניהול המעקב אחר הפריטים.
סקירה. יומית, שבועית או חודשית, הסקירה הינה תהליך הכרחי בו אנו עוברים על המערכת שייצרנו לעצמנו על מנת לקבוע מהי הפעולה הבאה.
ביצוע. השיטה של אלן מבטיחה הימנעות מוחלטת מדחיינות, החל מחוק שתי הדקות, וכלה בתרשים ניהול הפרוייקטים שלו, ביצוע הפעולות בשיטת GTD הופך לכמעט מהנה בפני עצמו.
סביר להניח שעקרונות אלה נראים פשטניים, ומובן שמטבע הדברים אין מדובר כאן בסקירה עמוקה וברורה שלהם, אותה מציע אלן בספרו, אבל לאלה מכם שישיגו לעצמם עותק מהספר מובטח שכבר מהפרקים הראשונים תורגש הקלה בעומס העבודה. אלן עצמו מבטיח בתחילת הספר כי מי שימלא אחר הוראות השיטה, יוכל להגיע למצב מוכנות של אדם העוסק באומנויות לחימה, אשר ידוע גם בכינוי Mind Like Water (נפש כמו מים). "דמיינו לעצמכם השלכת חלוק אבן לבריכה של מים עומדים," כותב אלן בעמוד 29, "איך מגיבים המים? תשובה: בהתאמה מוחלטת לכוח והמסה של התשומה. אחר כך הם חוזרים לשלוותם. הם אינם מגיבים פחות או יותר מהנדרש." באותו אופן, GTD מבטיחה שבמהלך יום העבודה אנחנו לא נגיב בצורה מופרזת (לחץ, היסטריה, עצבים) או מופחתת (אפאטיות, דחיינות, התעלמות) כי אם נהיה מוכנים לכל, ונגיב בצורה מדוייקת.
אנחנו כאמור, מצטרפים לכל הברכות, וממליצים בחום. יעילות היא לא מילה גסה, במיוחד כאשר היא מבטיחה לנו ארוחת צהריים דשנה ונינוחה, ולפחות שעה של פעילות אהובה בתוך זמן העבודה.
____________
לכל הפרקים בטור 101 דרכים להאט את החיים
____________