הרגלי זן – 10 – זן אימייל

אני משתמש בג'ימייל שלי אך ורק לשליחה וקבלה של הודעות מייל, והעיסוק בכך תופס חלק ניכר מעבודתי. אני מקבל כמות מכובדת למדי של אימיילים מידי שעה, ואני מגיב להם באופן די מהיר.

מכל מקום, דבר אחד שהייתם יכולים להבחין בו בנוגע לתיבת הדואר הנכנס שלי, היא שהיא כמעט תמיד ריקה לגמרי.

תיבת דואר נכנס ריקה מעניקה לי תחושת זן, ורגשות משולבים של שלווה, רוגע וסיפוק. אני ממליץ על כך בחום לכולם. אני עצמי לא הייתי כך תמיד – בעבר תיבת הדואר הנכנס שלי היתה עמוסה במיילים. הם פשוט היו מונחים שם, לעיתים מבלי שקראתי אותם, לעיתים בהמתנה לטיפול, לעיתים בהמתנה לתיוק ופעמים אחרות רק בגלל הדחיינות שלי. בנוסף, היו לי הרבה פולדרים בהם תייקתי את המיילים, כך שאוכל למצוא אותם בקלות במידה ואזדקק להם. היה לוקח לי זמן לתייק הודעות, אז הייתי דוחה גם את המשימה הזאת. אנשים רבים שאני מכיר פועלים בצורה דומה.

אבל "לגרום לדברים לקרות" שינתה זאת, ונכון להיום, ומזה כמעט שנה, אני עקבי למדי בשמירה על תיבת דואר נכנס נקייה.

הנה מספר צעדים פשוטים להשגת זן אימייל:

1. אל תבדקו מיילים דבר ראשון בבוקר, ואל תשאירו את תיבת המייל פתוחה בכל עת. הטיפ הזה מופיע בבלוגים רבים, אז אין בכך חדש. בדיקת תיבת הדואר דבר ראשון בבוקר תגרום לכם להיתקע על האימיילים לזמן מה. במקום זאת, עשו דבר ראשון בבוקר את הדבר החשוב ביותר שעליכם לעשות באותו יום, או את הדבר שדחיתם במשך הזמן הרב ביותר. רק אז בדקו את תיבת המייל. אפילו יותר טוב – עשו שניים או שלושה דברים לפני שאתם בודקים את תיבת המייל. בנוסף, אם אתם בודקים מיילים באופן שוטף במהלך היום, או שתיבת המייל "מודיעה" לכם בכל פעם שהודעה חדשה נכנסת, דעתכם תהיה מוסחת בכל עת ולא תצליחו להתרכז במשימה שלפניכם. אני בודק את תיבת הדואר שלי אחת לשעה, אבל כל אחד יכול לסגל לעצמו תזמון שונה.

2. כאשר אתם בודקים אימיילים, דאגו להיפטר מכולם, אחד בכל פעם, ולא דיחוי. קבלו החלטה במקום מה עליכם לעשות עם כל מייל:

האם זה דואר זבל או מייל שהועבר אליכם בשרשור? זרקו לפח באופן מיידי.

האם זה מייל ארוך שאתם צריכים לקרוא לצורך אינפורמציה? תייקו אותו בתקייה "לקריאה", או הדפיסו על מנת לקרוא "על הדרך", כאשר אתם בהמתנה בתור לדוגמא.

אם המייל דורש פעולה, רשמו לעצמכם את הפעולה הנחוצה ברשימות ה"לגרום לדברים לקרות" על מנת לבצע אותה בהמשך. כמו כן, רשמו לעצמכם לבדוק את המייל שנית בעבור מידע אם יש צורך בכך. לאחר מכן תייקו את המייל בארכיון. תוכלו למצוא אותו בקלות לאחר מכן, במידה ותזדקקו לו לביצוע הפעולה.

אם אתם יכולים להגיב למייל בדקה או שתיים, עשו זאת מיידית. אל תדחו זאת. אם תחכו, אתם תמצאו את עצמכם עם מצבור של מיילים הדורשים מענה, וייתכן שלעולם לא תגיעו אליהם. אני מגיב במהירות ובקצרה, ושולח מיידית את מייל התשובה. בצורה זו אני נתפס כאדם הנענה במהירות, ונמצא בשליטה על העניינים.

אם אתם זקוקים למעקב אחר המייל, או ממתינים לתגובה, סמנו זאת ברשימת המתנה. אל תשאירו את המייל בתיבת הדואר הנכנס שלכם כתזכורת.

3. יש לי רק תיקייה אחת: ארכיון. כאשר אני מגיב למייל, או מסיים לקרוא אותו, ובמידה והוא לא מסומן ברשימת המתנה, אני מתייק אותו בארכיון. פשוט ככל שזה נשמע. אתם יכולים להוסיף תיקייה "לקריאה" אם אתם רוצים. אני בדרך כלל מדפיס את האימיילים הארוכים על מנת לקרוא אותם בהמשך, בזמן הארוחה למשל, או כאשר אני ממתין לדבר מה. אנשים אחרים נוהגים לפתוח תיקייה "לפעולה", או "בהמתנה ל", אבל אני מוצא שתיקיות שכאלה פשוט הופכות להיות תיקיית "דואר נכנס" נוספת (או "דלי" כפי שמכנה זאת דיויד אלן בספרו "לגרום לדברים לקרות") שעלינו לבדוק בכל עת. אני לא אוהב לנהל מעקב אחרי תיקיות מיותרות.  יש לי את רשימת המטלות שלי, ואת רשימת ה"המתנה ל" שלי, וזה די והותר. פשוט יותר להעביר את המיילים לארכיון, ובמידה ונזדקק להם בהמשך, החיפוש של ג'ימייל יעיל דיו על מנת לאתר אותם. לי באופן אישי מעולם לא היתה בעיה עם המערכת הזו.

זן אימייל הוא עד כדי כך פשוט: בדקו אימיילים בתדירות קבועה, נקטו בפעולה מיידית כלפי כל אימייל (גם אם הפעולה היא לרשום אותו ברשימת המטלות) והעבירו אותו לארכיון.

אההה. תיבת דואר נכנס ריקה!

_________

לפוסט הראשון – תשטפו את הקערה שלכם

לכל הפוסטים בטור הרגלי זן

_________

היה ראשון להגיב